สรุปบทที่ 9 E-Government

E-Government

ความหมาย e-government

e-governmentหรือรัฐอิเล็กทรอนิกส์ ประกอบด้วยหลักการที่เป็นแนวทาง 4 ประการคือ

1.สร้างบริการตามความต้องการของประชาชน

2.ทำให้รัฐและการบริการของรัฐเข้าถึงได้มากขึ้น

3.เกิดประโยชน์แก่สังคมโดยทั่วกัน

4.มีการใช้สารสนเทศที่ดีกว่าเดิม

e-government คือ วิธีการบริหารจัดการภาครัฐสมัยใหม่ที่เน้นการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเครือข่ายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของผลงานของภาครัฐ และปรับปรุงการบริการแก่ประชาชน และการบริการด้านข้อมูลเพื่อเพิ่มอัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ และทำให้ประชาชนมีส่วนร่วมกับรัฐมากขึ้น โดยการใช้เทคโนโลยีจะนำมาใช้เพื่อเพิ่มศักยภาพของการเข้าถึง และการให้บริการของรัฐโดยมุ่งเป้าไปที่กลุ่มคน 3 กลุ่ม คือ ประชาชน ภาคธุรกิจและข้าราชการเอง ผลพลอยได้ที่สำคัญที่เราจะได้รับคือความโปร่งใสที่ดีขึ้นอันเนื่องมากจากการเปิดเผยข้อมูลที่หวังว่าจะนำไปสู่การลดคอรัปชั่นหากเทียบกับ   e-commerce แล้ว e-governmentคือ G-to-G1 Transaction และมีลักษณะเป็น intranet มีระบบความปลอดภัย เพื่อทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานของรัฐ ในขณะที่ e-services เทียบได้กับ B-to-G2 และ G-to-C3 Transaction ใช้อินเทอร์เน็ตเป็นสื่อในการให้บริการ โดยภาคธุรกิจกับประชาชนคือผู้รับบริการ

e-government กับ e-services มีความเกี่ยวพันกันมาก กล่าวได้ว่า e-government เป็นพื้นฐาน ของe-services เพราะการให้บริการของรัฐต่อประชาชนนั้น มีความจำเป็นที่จะต้องมีเครือข่ายภายในระหว่างหน่วยงานของรัฐด้วยกันเองที่มีความปลอดภัย และทำให้องค์กรสามารถแลกเปลี่ยนสารสนเทศกันได้ การพัฒนาระบบสารสนเทศและการพัฒนาทักษะ รวมทั้งองค์ความรู้ของหน่วยงานเป็นพื้นฐานสำคัญของการให้บริการของรัฐ โดยเฉพาะอย่างยิ่งบริการที่คาบเกี่ยวกันหลายหน่วยงานแต่เป็น one-stop service เป้าหมายปลายทางของ e-governmentไม่ใช่การดำเนินการเพื่อรัฐ แต่หากผลประโยชน์สูงสุดของการเป็น e-government คือประชาชนและภาคธุรกิจ e-government เป็นโอกาสที่จะขยายศักยภาพของการให้บริการแก่ประชาชน ไม่เฉพาะภายในประเทศ แต่รวมทั้งประชาชนที่อยู่ต่างประเทศด้วยการนำเทคโนโลยีมาใช้ปรับปรุงกระบวนการทำงานของภาครัฐนั้นเอง กล่าวอีกนัยหนึ่ง e-government เป็นการนำกลวิธีของ e-commerce มาใช้ในการทำธุรกิจของภาครัฐ เพื่อให้เกิดกระบวนการเปลี่ยนแปลงการบริหารจัดการ ส่งผลให้เกิดการ บริการแก่ประชาชนที่ดีขึ้น การดำเนินธุรกิจกับภาคเอกชนดีขึ้น และทำให้มีการใช้ข้อมูลของภาครัฐอย่างมีประสิทธิภาพขึ้นด้วย

หลัก e-Government จะเป็นแบบ G2G G2B และ G2Cระบบต้องมีความมั่นคงปลอดภัยเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงานของรัฐ ประชาชนอุ่นใจในการรับบริการและชำระเงินค่าบริการ ธุรกิจก็สามารถดำเนินการค้าขายกับหน่วยงานของรัฐด้วยความราบรื่น อินเทอร์เน็ตเป็นสื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญในการให้บริการตามแนวทางรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์

B2C ภาคธุรกิจสู่ผู้บริโภค (Business to Consumer)

B2B ภาคธุรกิจสู่ภาคธุรกิจ (Business to Business)

G2G ภาครัฐสู่ภาครัฐด้วยกัน (Government to Government)

G2C ภาครัฐสู่ประชาชน (Government to Citizen)

G2B ภาครัฐสู่ภาคธุรกิจ (Government to Business)

G2E ภาครัฐสู่ภาคข้าราชการและพนักงานของรัฐ (Government to Employee)

1. รัฐ กับ ประชาชน (G2C)

เป็นการให้บริการของรัฐสู่ประชาชนโดยตรง โดยที่บริการดังกล่าวประชาชนจะสามารถดำเนินธุรกรรมโดยผ่านเครือข่ายสารสนเทศของรัฐ เช่น การชำระภาษี การจดทะเบียน การจ่ายค่าปรับ การรับฟังความคิดเห็นของประชาชน การมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างตัวแทนประชาชนกับผู้ลงคะแนนเสียงและการค้นหาข้อมูลของรัฐที่ดำเนินการให้บริการข้อมูลผ่านเว็บไซต์ เป็นต้น โดยที่การดำเนินการต่าง ๆ นั้นจะต้องเป็นการทำงานแบบ Online และ Real Time มีการรับรองและการโต้ตอบที่มีปฏิสัมพันธ์

2. รัฐ กับ เอกชน (G2B)

เป็นการให้บริการภาคธุรกิจเอกชน โดยที่รัฐจะอำนวยความสะดวกต่อภาคธุรกิจและอุตสาหกรรมให้สามารถแข่งขันกันโดยความเร็วสูง มีประสิทธิภาพ และมีข้อมูลที่ถูกต้องอย่างเป็นธรรมและโปร่งใส เช่น การจดทะเบียนทางการค้า การลงทุน และการส่งเสริมการลงทุน การจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์ การส่งออกและนำเข้า การชำระภาษี และการช่วยเหลือผู้ประกอบการขนาดกลางและเล็ก

3. รัฐ กับ รัฐ (G2G)

เป็นรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปมากของหน่วยราชการ ที่การติดต่อสื่อสารระหว่างกันโดยกระดาษและลายเซ็นในระบบเดิมในระบบราชการเดิม จะมีการเปลี่ยนแปลงไปด้วยการใช้ระบบเครือข่ายสารสนเทศ และ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เป็นเครื่องมือในการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเป็นทางการเพื่อเพิ่มความเร็วในการดำเนินการ (Economy of Speed) ลดระยะเวลาในการส่งเอกสารและข้อมูลระหว่างกัน

นอกจากนั้นยังเป็นการบูรณาการการให้บริการระหว่างหน่วยงานภาครัฐโดยการใช้การเชื่อมต่อโครงข่ายสารสนเทศเพื่อเอื้อให้เกิดการทำงานร่วมกัน (Collaboration) และการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (Government Data Exchange)ทั้งนี้รวมไปถึงการเชื่อมโยงกับรัฐบาลของต่างชาติ และองค์กรปกครองท้องถิ่นอีกด้วย ระบบงานต่าง ๆ ที่ใช้ในเรื่องนี้ ได้แก่ ระบบงาน Back Office ต่าง ๆ ได้แก่ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบบัญชีและการเงินระบบจัดซื้อจัดจ้างด้วยอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น อย่างไรก็ดี จะต้องมีกระบวนการในการลดแรงต่อต้านของบุคลากรที่คุ้นเคยกับการทำงานในระบบเดิม

4. รัฐ กับ ข้าราชการและพนักงานของรัฐ (G2E)

            เป็นการให้บริการที่จำเป็นของพนักงานของรัฐ (Employee)กับรัฐบาล โดยที่จะสร้างระบบเพื่อช่วยให้เกิดเครื่องมือที่จำเป็นในการปฏิบัติงานและการดำรงชีวิต เช่น ระบบสวัสดิการ ระบบที่ปรึกษาทางกฎหมาย และข้อบังคับในการปฏิบัติราชการ ระบบการพัฒนาบุคลากรภาครัฐ เป็นต้น

การจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐบาล

เป็นกระบวนการจัดซ้อจัดจ้างของหน่วยงานรัฐ บนระบบอินเทอร์เน็ตด้วยกิจกรรม

      -        การตกลงราคา

      -        การประกวดราคา

      -     การจัดซื้อด้วยวิธีพิเศษ

    -        การประมูล

วัตถุประสงค์การจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ (E-Procurement)

           -        เพื่อเพิ่มประสิทธิในการจัดซื้อจัดจ้างสินค้าและบริการให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้

           -        เพื่อส่งเสริมภาพลักษณ์อันดีไม่ว่าจะเป็นกระบวนการตรวจสอบและการเปิดเผยต่อสาธารณะชน

           -        เพื่อประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่ายจากเดิมที่มักจะจัดซื้อจัดจ้างในราคาที่ค่อนข้างสูง

     1.   ระบบ E-Tending ระบบการยื่นประมูลอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบการจัดซื้อจัดจ้างสินค้าและบริการที่มีมูลค่าสูง กระบวนการสลับซับซ้อน การจัดซื้อจัดจ้างโดยอาศัยวิธีการประกวดราคาตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ

     2.    ระบบ E-Purchasing ระบบจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ แบ่งออกเป็น 2 ระบบย่อย
            - ระบบ E-Shopping ระบบการจัดซื้อจัดจ้างสินค้าและบริการที่มีมูลค่าไม่สูง กระบวนการสลับซับซ้อนไม่มาก เช่นการจัดซื้อวัสดุสำนักงานในปริมาณมากไม่สามารถทำผ่านระบบ E-catalog การลงทุนเพื่อจัดทำระบบ E-Shopping จะมีความคุ้มทุนก็ต่อเมื่อมีความถี่ในการซื้อสินค้าบ่อยครั้ง หน่วยงานรัฐที่เข้าร่วมโครงการนี้ต้องเป็นหน่วยงานขนาดใหญ่ รวมกลุ่มของหน่วยงานภาครัฐบาลเข้าด้วยกัน

            - ระบบ E-Auction เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้างและบริการที่มีมูลค่าสูงหรือปริมาณมาก และมีกระบวนการดำเนินงานที่ไม่สลับซับซ้อนมากนัก เช่น การจัดซื้อคอมพิวเตอร์ การจัดหาบริการทำความสะดวก คุณภาพและบริการของผู้ค้าแต่ละรายไม่มีความแตกต่างกันมากนัก การตัดสินใจเลือกได้จากราคาเกณฑ์ โดยวิธีการประมูลทั้งแบบ Forward Auction กับ Reverse Auction

สรุปบทที่ 8 E – Procurement

E – Procurement

ระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยอิเล็กทรอนิกส์ (e – procurement)

เป็นระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการให้บริการที่เกี่ยวข้องในกิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐ เช่น การตกลงราคา การสอบราคา การประกวดราคา และการจัดซื้อรวมแบบออนไลน์ รวมถึงการลงทะเบียนบริษัทผู้ค้า การทำ e – Catalog และการทำงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการจัดซื้อที่เป็น Web Based Application เพื่อทำให้ระบบการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น กล่าวคือ ใช้ระยะเวลาจัดหาพัสดุน้อยลง และได้พัสดุที่มีคุณภาพในราคาที่เหมาะสม รวมทั้งเพิ่มความโปร่งใสของกระบวนการจัดหาและสามารถติดตามตรวจสอบกระบวนการทำงานได้

-     ระบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยอิเล็กทรอนิกส์ (e-Procurement) เป็นระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการให้บริการที่เกี่ยวข้องในกิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐ เพื่อทำให้ระบบการจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐ มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น กล่าวคือ ใช้ระยะเวลาจัดหาพัสดุน้อยลง และได้พัสดุที่มีคุณภาพ ในราคาที่เหมาะสม รวมทั้งเพิ่มความโปร่งใสของกระบวนการจัดหาและสามารถติดตามตรวจสอบกระบวนการทำงาน

-    e-Procurement หมายถึง การทำงานในแต่ละขั้นตอนของระบบ ข้อมูลจะถูกจัดส่งและจัดเก็บไปในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งข้อมูลเหล่านี้พร้อมที่จะถูกนำไปวิเคราะห์ต่อไป   โดยข้อมูลครอบคลุมตั้งแต่การค้นหาและเลือกสินค้าจาก e-Catalog การออกใบขอสั่งซื้อ การรับและการอนุมัติใบขอสั่งซื้อการออกใบสั่งซื้อ การติดตามการสั่งซื้อ การตรวจรับสินค้าและการชาระเงิน

-     การพัฒนาระบบ e-Procurement ของการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐในประเทศไทย ควรเป็นไปเพื่อหนุนเสริมการปฏิรูประบบการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐโดยรวมวัตถุประสงค์ในการพัฒนาระบบ e-Procurement ในประเทศไทย

-     ความมีประสิทธิภาพ (Efficiency) จากการจัดซื้อสินค้าหรือบริการได้ตรง กับความต้องการของผู้ใช้

      -     ความพร้อมรับผิด (Accountability) และการสร้างระบบธรรมาภิบาล (Good Governance) โดยเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบระบบจัดซื้อจัดจ้างของภาครัฐควรต้องมีความพร้อมรับผิดต่อการตัดสินใจของตน

-    ความโปร่งใส (Transparency) โดยกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต้องเป็นกระบวนการที่เปิดเผยต่อสาธารณะ

-    ความคุ้มค่า (Value for Money) เพื่อลดปัญหาการที่หน่วยงานรัฐมักซื้อสินค้าหรือบริการในราคาที่แพงกว่าของภาคเอกชนความมุ่งหมาย ของ e-Procurement ในประเทศไทย

-    ลดการรั่วไหลในระบบการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งจะนำไปสู่การลดค่าใช้จ่ายของ ภาครัฐ และส่งเสริมความโปร่งใสและธรรมาภิบาล ในการบริหารราชการแผ่นดิน

-    ช่วยภาครัฐในการพัฒนาระบบการจัดซื้อจัดจ้างที่มุ่งไปสู่ระบบที่มีมูลค่าเพิ่มมากขึ้นโดยลดทรัพยากรที่ต้องใช้ไปกับการจัดซื้อจัดจ้างประโยชน์ของการพัฒนาระบบ           e-Procurement

-     เอกสารการยื่นประกวดราคา คำชี้แจงและคำอธิบาย และข้อมูลการตัดสิน ผลการประกวดราคาของโครงการต่าง ๆ ที่ผ่านการคัดเลือกไปแล้วมีความชัดเจนและครบถ้วนสมบูรณ์

-     การกระจายข้อมูล (Distribution) ไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องฝ่ายต่าง ๆโดยเฉพาะ ผู้ค้าที่จำหน่ายสินค้าหรือบริการดังกล่าวซึ่งอาจใช้วิธีการต่าง ๆ เช่น การส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องไปยังผู้ค้าโดยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail) ให้มีความรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์

-     การยื่นประกวดราคาผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Bid Submission) ซึ่งต้องมีการออกแบบตู้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Vault) ที่มีความปลอดภัย ไม่สามารถเปิดได้ก่อนเวลาที่กำหนด อันเป็นกระบวนการที่โปร่งใสและตรวจสอบได้ ทุกขั้นตอน

-     การเพิ่มความสามารถของระบบให้สูงขึ้น เพื่อให้เกิดบริการมูลค่าเพิ่ม (Value Added Service) ต่าง ๆ เช่น บริการสนับสนุนผู้ค้า (Supplier Support System) ต่าง ๆ เช่น ระบบสนับสนุนการ จัดทำเอกสารประกวดราคา ระบบการวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ การบริหารห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management) ที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้าง

        การพัฒนาระบบ e-Catalog จะมีผลให้สินค้าและบริการในอนาคต ที่ส่วนราชการจัดหามีคุณภาพที่ดีในราคาที่เหมาะสมมากยิ่งขึ้น รวมทั้ง มีทางเลือกในการพิจารณาจัดหาพัสดุได้มากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนของระบบ e-Procurement

     -        ค้นหาสินค้า/บริการที่จะซื้อผ่าน E-Catalog

     -        เลือกหมวดสินค้าที่ต้องการจะซื้อผ่าน E-Shopping List

     -        จัดประกาศเชิญชวนผ่าน Web-Site

     -        ผู้ขายเสนอคุณสมบัติของสินค้าทางอินเตอร์เน็ต (E-RFP)

     -        ผู้ซื้อตรวจสอบราคากลาง (E-RFQ) และ Track Record ของผู้ขาย

     -        ประมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Auction)

     -        ประกาศผล ผู้ชนะและส่งมอบ/ตรวจรับพัสดุ

-    จ่ายเงินตรงด้วยระบบ E-Payment

ระบบ e–Catalog

          เป็นมาตรฐานระบบ Catalog ที่รวบรวมรายละเอียดของสินค้าและบริการ ซึ่ง
อำนวยความสะดวกให้ผู้ค้า/ผู้รับจ้าง(Supplies) ที่มีคุณสมบัติทำธุรกรรมสามารถเข้ามา    ทำการแจ้งและปรับปรุงรายการสินค้า/บริการของตนเองได้ การจัดการ Catalog ของผู้ค้า/ผู้รับจ้าง จะดำเนินการผ่านระบบมาตรฐานกลางโดยสามารถ Login เข้าสู่ระบบการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์ของภาครัฐเพื่อปรับปรุงรายการสินค้า/บริการเพื่อให้ส่วนราชการสามารถเข้าสู่ระบบเพื่อค้นหาข้อมูลและพิจารณาสั่งซื้อจากสินค้า/บริการจาก e-Catalog ได้ตลอดเวลา

ระบบ e‐RFP(Request for Proposal)และ e‐RFQ(Request for Quotation)  
เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกในขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์โดยวิธีสอบราคาหรือวิธีตกลงราคา

     -        ค้นหาข้อมูลผู้ขาย/ผู้รับจ้างและข้อมูลคุณลักษณะเฉพาะของสินค้า/บริการ (Specification) ของผู้ค้า/ผู้รับจ้างที่มาลงทะเบียนไว้

     -        แจ้งผู้ค้า/ผู้รับจ้างที่ได้รับการคัดเลือกในขั้นต้นโดยเป็นการแจ้งผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

     -        การยื่นข้อเสนอ (Quotation/Proposal) ของผู้ค้า/ผู้รับจ้าง

     -        การคัดเลือกผู้ค้า/ผู้รับจ้างเพื่อรับงานซื้อ/จ้างจากหน่วยงานภาครัฐ

     -        การจัดทำใบขอซื้อ/ขอจ้าง รวมทั้งขั้นตอนการอนุมัติต่างๆ

ระบบ e– Auction 

ส่วนที่ 1 Reverse Auction เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกในด้านการประมูลซื้อให้ได้ในราคาต่ำสุด ซึ่งจะใช้วิธีนี้ในกรณีที่สินค้า/บริการที่ต้องการจัดซื้อหรือจัดจ้าง e-RFP / e-RFQ มาดำเนินการประมูลผ่านทาง Internet แบบ Real-time ตามวันและเวลาที่กำหนด โดยการประมูลจะมี 2 แบบ คือ

     -        English Reverse Auction เป็นการประมูลที่ผู้ซื้อจะทราบสถานะของ การประมูลว่าผู้ที่เสนอราคาต่ำสุด เสนอราคาเท่าไร แต่ผู้เข้าประมูลจะไม่ทราบชื่อของผู้เข้าประมูลรายอื่น ๆ

    -      Sealed Bid เป็นการประมูลที่ผู้ซื้อจะไม่ทราบสถานะของการประมูลและ ราคาต่ำสุดของผู้ยื่นประมูล การยื่นข้อเสนอราคาแบบ SealedBidแบ่งเป็น 2 แบบ คือ แบบยื่นข้อเสนอได้เพียงครั้งเดียว และยื่นข้อเสนอได้หลายครั้งภายในระยะเวลาที่กำหนด

ส่วนที่ 2 Forward Auction เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกในด้านการประมูลขาย ซึ่งสามารถประยุกต์ใช้กับการจำหน่ายพัสดุที่หมดความจำเป็นของหน่วยงาน ภาครัฐโดยวิธีขายทอดตลาด ซึ่งเป็นการประมูลขายแบบผู้ชนะ คือ ผู้ที่เสนอราคาสูงสุด

ระบบ e‐DataExchange

เป็นระบบการเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ค้า เช่น

     -        การตรวจสอบความเป็นนิติบุคคล โดยร่วมมือกับกรมทะเบียนการค้าและกรมสรรพกร,

     -        การส่งข้อมูลในการตรวจสอบจำนวนเงินงบประมาณที่ได้รับการจัดสรรจากสำนักงบ

ประมาณ แผนการใช้จ่ายเงิน (Cash Management) และการสั่งจ่ายเงิน (Direct Payment)

ของกรมบัญชีกลาง

-  การส่งข้อมูลตรวจสอบการเสียภาษีของผู้ค้าและผู้รับจ้าง โดยส่งข้อมูลสัญญาให้กรมสรรพากร และสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน

- การประกาศเชิญชวนผู้ค้าผ่าน Websiteหน่วยงานกลางที่เกี่ยวข้องได้แก่ กรมบัญชีกลาง กรมประชาสัมพันธ์ และองค์การสื่อสารมวลชนแห่งประเทศไทย e-Market Place ตลาดกลางรวบรวมสินค้าและร้านค้าหรือบริษัท จำนวนมาก เพื่อเป็นสื่อกลางในการซื้อ   E-Marketplace -ขายสินค้าระหว่าE-Marketplace

ข้อดีของ e-procurement ในด้านของผู้ขาย

     -        เพิ่มปริมาณการขาย

     -        ขยายตลาด และได้รับลูกค้ากลุ่มใหม่

     -        ดำเนินการบริหารการขาย และกิจกรรมทางการตลาดในต้นทุนต่ำ

     -        เวลาของกระบวนการสั้นลง

     -        พัฒนาให้พนักงานมีประสิทธิภาพดีขึ้น

-     กระบวนการประมูลเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

ข้อดีของ e-Procurement

จะช่วยให้องค์กรสามารถลดงานที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่ากับองค์กรลง และทาให้ฝ่ายจัดซื้อมีเวลาวางแผนในส่วนของการจัดซื้อเชิงกลยุทธ์ (Strategic sourcing) ซึ่งเป็นหน้าที่ที่สำคัญมากขึ้น

สรุปบทที่ 7 Electronic Supply Chain Management

Electronic Supply Chain Management

Supply Chain Management
           ระบบที่จัดการการบริหารและเชื่อมโยงเครือข่ายตั้งแต่ suppliers, manufacturers, distributors เพื่อส่งมอบสินค้าหรือบริการให้ลูกค้าโดยมีการเชื่อมโยงระบบข้อมูล วัตถุดิบ สินค้าและบริการ เงินทุน รวมถึงการส่งมอบเข้าด้วยกัน เพื่อให้การส่งมอบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถส่งมอบได้ตรงตามเวลาและความต้องการ

ขั้นตอนวิวัฒนาการไปสู่ระบบการจัดการซัพพลายเชน

การกำเนิดระบบการบริหารซัพพลายเชนกล่าวกันว่ามีต้นแบบมาจากการส่งลาเลียงเสบียงอาหารและอาวุธยุโธปกรณ์ตามระบบส่งกาลังบำรุงของทหาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงสงครามที่ต้องการความมั่นใจว่าอาวุธและเสบียงอาหารจะต้องจัดส่งให้เพียงพอกับความต้องการและไปยังสถานที่ที่กำหนดอย่างถูกต้องตรงเวลา เพื่อให้เกิดความสูญเสียน้อยที่สุด จึงจำเป็นต้องอาศัยการวางแผนจัดลำดับก่อนหลังและรักษาประสิทธิภาพในการสื่อสารที่รวดเร็วและแม่นยำ ซึ่งต่อมาแนวความคิดดังกล่าวได้นามาพัฒนาและดัดแปลงให้กับธุรกิจการค้าและอุตสาหกรรมเพื่อมุ่งสร้างคุณค่าและความพึงพอใจแก่ลูกค้าด้วยต้นทุนที่ลดลง โดย Helen Peek และคณะได้กล่าวถึงระยะของการเปลี่ยนแปลงธุรกิจเพื่อเข้าสู่กระบวนบริหารซัพพลายเชน 4ระยะ คือ

ระยะที่ 1องค์กรในรูปแบบพื้นฐาน (The Baseline Organization)

เป็นรูปแบบการบริหารจัดการแบบดั้งเดิมที่ต้องการสร้างผลกาไรสูงสุดขององค์กร โดยเน้นความชำนาญในการทางานของแต่ละแผนก/ฝ่ายซึ่งองค์กรในรูปแบบนี้อาจไม่สามารถปรับแผนการผลิตและการจัดหาวัตถุดิบได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงในตลาดของผู้บริโภคเนื่องจากแต่ละแผนก/ฝ่ายต่างทางานเป็นอิสระต่อกันไม่เกี่ยวกัน

ระยะที่ 2องค์กรที่รวมหน้าที่ทางธุรกิจเข้าด้วยกัน (The Functionally Integrated Company)

ในระยะนี้องค์กรจะเริ่มจัดตั้งเป็นบริษัท โดยในองค์กรได้มีการรวบรวมหน้าที่/ลักษณะงานที่เป็นประเภทเดียวกันหรือคล้ายคลึงกันไว้ในกลุ่มงาน/ฝ่ายเดียวกัน ซึ่งจะไม่มีแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบออกจากันอย่างเด็ดขาดเหมือนระยะแรก เช่น ฝ่ายจัดการวัตถุดิบมีหน้าที่จัดซื้อ จัดสรร ควบคุมการใช้วัตถุดิบและปัจจัยการผลิตอื่นๆ ฝ่ายการผลิตมีหน้าที่วางแผนการผลิต และควบคุมคุณภาพการผลิต และฝ่ายขายมีหน้าที่วางแผนการตลาดและขายสินค้า เป็นต้น

ระยะที่ 3 องค์กรที่รวมการดาเนินงานภายในธุรกิจไว้ด้วยกัน (The Internally Integrated Company)

ในระยะนี้องค์กรมีการพัฒนาและปรับปรุงโครงสร้างองค์กรของตนอย่างต่อเนื่องจากระยะที่ 2 โดยฝ่ายต่างๆ มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกันทาให้มีการติดต่อประสานงานเชื่อมโยงระหว่างฝ่ายงานมากขึ้น การทางานจึงมีความต่อเนื่องกันเหมือนห่วงโซ่ นอกจากนั้นกิจกรรมการผลิตบางอย่างยังสามารถที่จะใช้ทรัพยากรร่วมกันภายในองค์กรได้ด้วย ซึ่งเป็นการช่วยลดต้นทุนการผลิตได้ในระดับหนึ่ง เช่น ฝ่ายผลิตกับฝ่ายขายอาจต้องมีการออกสำรวจความต้องการของผู้บริโภคไปพร้อมๆ กัน เพื่อให้ได้รับรู้ถึงพฤติกรรมและความต้องการของผู้บริโภคว่าขณะนี้มีความต้องการสินค้าประเภทใด ลักษณะใด เพื่อที่จะได้มีการวางแผนการผลิตเพื่อให้เกิดความพึงพอใจสูงสุดแก่ผู้บริโภค

ระยะที่ 4 องค์กรที่รวมการดาเนินงานภายนอกธุรกิจไว้ด้วยกัน (The Externally Integrated Company)

ระยะนี้เป็นระยะที่บริษัทก้าวเข้าสู่รูปแบบการบริหารแบบซัพพลายเชนอย่างเต็มตัว โดยบริษัทได้ปรับโครงสร้างการบริหารแบบซัพพลายเชนภายในบริษัทของตนเองไว้เรียบร้อยแล้ว และเริ่มหันมาให้ความสำคัญกับกลยุทธ์การบริหารลูกโซ่อุปทานภายนอก โดยเข้าไปทางานร่วมกับซัพพลายเออร์ในลักษณะที่เป็นเครือข่ายการทางานเดียวกัน เพื่อควบคุมคุณภาพการผลิตวัตถุดิบ คุณลักษณะของวัตถุดิบและวิธีการผลิตวัตถุดิบในโรงงานของซัพพลายเออร์ และ ในบางกรณีบริษัทผู้ผลิตอาจเปิดโอกาสซัพพลายเออร์เข้ามาเปิดสถานี หรือโรงงานย่อย เพื่อนาส่งวัตถุดิบให้กับบริษัทได้อย่างสะดวก รวดเร็วและประหยัดต้นทุน

การบริหารจัดการซัพพลายเชน

เป็นการจัดการที่ต้องอาศัยความร่วมมือของคู่ค้าที่เกี่ยวข้องในซัพพลายเชนเราเป็นสำคัญ องค์กรที่มีความรู้ในการบริหารจัดการดีควรต้องถ่ายทอดแนวคิดและวิธีการปรับปรุงระบบงานและการประสานงานระหว่างองค์กรให้แก่องค์กรอื่นๆ ในซัพพลายเชน การพัฒนาศักยภาพของซัพพลายเชนนั้น นอกจากระบบการประสานงานที่ดีภายในองค์กรแต่ละองค์กรแล้ว จะต้องพิจารณาความสามารถในการประสานระบบงานระหว่างองค์กรใน 3ส่วนหลัก ได้แก่

1. ศักยภาพในการประสานระบบการจัดการระหว่างกลุ่ม suppliers (Supply-management interface capabilities)

เพื่อให้ระบบปฏิบัติการโดยรวมมีต้นทุนต่ำที่สุด มีระบบโลจิสติกส์ในการส่งผ่านวัตถุดิบ ผลิต และส่งมอบสินค้าที่มีประสิทธิภาพและสามารถใช้ประสิทธิภาพของระบบโลจิสติกส์ในการแข่งขันเชิงรุกเพื่อสร้างสรรค์ระบบการส่งมอบสินค้าที่รวดเร็ว ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้มากขึ้น

2. ศักยภาพในการประสานระบบการจัดการให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า(Demand-management interface capabilities)

เป็นระบบการบริหารจัดการเพื่อการให้บริการที่มีคุณภาพและการสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า ทั้งก่อน ระหว่าง และภายหลังการขาย เพื่อสร้างความได้เปรียบเพิ่มขึ้นในเชิงการแข่งขัน คุณภาพโลจิสติกส์ที่ต้องการคือ ความรวดเร็ว การมีสินค้าพร้อมจำหน่ายเมื่อลูกค้าต้องการ การส่งมอบสินค้าที่สมบูรณ์สอดคล้องตามความต้องการของลูกค้าและการมีระบบสื่อสารที่ลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องหรือสอบถามและร้องเรียนกับทางบริษัทได้สะดวก ศักยภาพในการบริการยังหมายถึง ความสามารถในการให้บริการที่ยืดหยุ่นมากขึ้นในแง่ของการเปลี่ยนแปลงคาสั่งซื้อในเรื่องของปริมาณ สถานที่ ชนิด ได้ในระยะเวลากระชั้นมากขึ้น ตลอดจนความสามารถในการผลิตและส่งมอบสินค้าในปริมาณมากด้วยความรวดเร็วได้เมื่อเกิดความต้องการสินค้าแบบไม่คาดหมายขึ้น

3. ศักยภาพในการประสานระบบการจัดการสารสนเทศ(Information management capabilities)

ระบบสื่อสารระหว่างองค์กรในซัพพลายเชนมีความสำคัญอย่างยิ่ง ก่อนที่บริษัทข้ามชาติจะเริ่มต้นประกอบการในประเทศต่างๆ จะต้องมีการวางโครงสร้างพื้นฐานทาง IT พิจารณาวางแผนกับปัญหาในเรื่องการประสานข้อมูลต่างๆ ทั้งในระบบองค์กรและระหว่างองค์กรโดยพัฒนาร่วมกันไปพร้อมๆ กับการวางกลยุทธ์ ระบบสื่อสารที่ดีทำให้เกิดความรวดเร็วและประหยัดต้นทุนในการดำเนินงานได้มาก เมื่อเริ่มต้นประกอบการแล้วจึงมักได้เปรียบคู่แข่งในท้องถิ่นเสมอ ประเด็นที่ต้องพิจารณาในการพัฒนาระบบการสื่อสารได้แก่ ระดับเทคโนโลยี เช่น hardware, software การออกแบบและระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ระดับการใช้ประโยชน์ในข้อมูลร่วมกัน ข้อมูลในระดับปฏิบัติการ ข้อมูลด้านยุทธ์ศาสตร์ ข้อมูลทางการเงิน หรือข้อมูลในระดับเทคนิค และความสามารถในการเชื่อมต่อของระบบ เช่น ความรวดเร็วในการส่งผ่านข้อมูล ความรวดเร็วในการดาเนินการเมื่อได้รับข้อมูล และการจัดวางรูปแบบข้อมูลที่สามารถนาไปใช้งานต่อเนื่องได้ทันที

ปัญหาของการจัดการซัพพลายเชน

การจัดการซัพพลายเชนให้ประสบความสำเร็จเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องการ อย่างไรก็ตามในบางครั้งการจัดการซัพพลายเชนอาจจะมีปัญหาเกิดขึ้น ซึ่งสามารถจำแนกได้ดังนี้

1. ปัญหาจากการพยากรณ์ การพยากรณ์ความต้องการสินค้าเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการจัดการซัพพลายเชน ซึ่งการพยากรณ์ที่ผิดพลาดมีส่วนสำคัญที่ทาให้การวางแผนการผลิตผิดพลาด และอาจจะทำให้ผู้ผลิตมีสินค้าไม่เพียงพอกับความต้องการของลูกค้าที่เกิดขึ้น

2. ปัญหาในกระบวนการผลิต ปัญหาที่เกิดจากกระบวนการผลิตอาจจะทาให้ไม่สามารถผลิตสินค้าได้ตามเวลาที่กำหนดไว้ เช่น เครื่องจักรเสียทาให้ต้องเสียเวลาส่วนหนึ่งในการซ่อมและปรับตั้งเครื่องจักร

3. ปัญหาด้านคุณภาพ ปัญหาด้านคุณภาพอาจจะส่งผลให้กระบวนการผลิตต้องหยุดชะงัก และทำให้ไม่สามารถส่งมอบสินค้าให้แก่ลูกค้าได้ตามที่กำหนดไว้ นอกจากนั้นระบบการขนส่งที่ไม่มีคุณภาพสามารถส่งผลกระทบต่อผู้ที่อยู่ในโซ่อุปทานได้เช่นกัน

4. ปัญหาในการส่งมอบสินค้า การส่งมอบที่ล่าช้าเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เรื่องของวัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูป เช่น ซัพพลายเออร์ส่งมอบวัตถุดิบล่าช้า ทาให้ผู้ผลิตไม่สามารถผลิตสินค้าได้ตามตารางการผลิตที่กำหนดไว้ นอกจากนั้น ในระหว่างกระบวนการผลิต การส่งต่องานระหว่างทาที่ล่าช้าตามไปด้วยในกรณีที่ไม่สามารถปรับตารางการผลิตได้ทัน ยิ่งไปกว่านั้น การส่งมอบสินค้าสำเร็จรูปให้ลูกค้าล่าช้าจะส่งผลกระทบต่อระดับการให้บริการลูกค้าและความสามารถในการแข่งขันของกิจการ

5. ปัญหาด้านสารสนเทศ สารสนเทศที่ผิดพลาดมีผลกระทบต่อการจัดการโซ่อุปทาน ซึ่งทำให้การผลิตและการส่งมอบสินค้าผิดไปจากที่กำหนดไว้ ความผิดพลาดในสารสนเทศที่เกิดขึ้นมีหลายประการ เช่น ความผิดพลาดในการสั่งซื้อวัตถุดิบ การกำหนดตารางการผลิต การควบคุมสินค้าคงคลัง การขนส่ง ฯลฯ

6. ปัญหาจากลูกค้า ปัญหาที่เกิดจากลูกค้าเป็นความไม่แน่นอนอย่างหนึ่งของโซ่อุปทาน เช่น ลูกค้ายกเลิกคาสั่ง ในบางครั้งผู้ผลิตได้ทาการผลิตสินค้าไปแล้วส่วนหนึ่ง แต่ได้รับการยกเลิกคาสั่งซื้อจากลูกค้าในเวลาต่อมา จึงทำให้เกิดต้นทุนในการเก็บรักษาสินค้าคงคลังส่วนนั้นไว้

ธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ (e-Business)

ธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ (e-Business) หรือในบางครั้งเรียกว่า พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Commerce) เป็นการใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการทางธุรกิจและการดำเนินงานระหว่างธุรกิจกับธุรกิจและระหว่างบุคคลกับธุรกิจ ในธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ (e-Business) จะมีการทำธุรกรรมผ่านสื่อต่างๆ ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การสั่งซื้อสินค้าทางอินเทอร์เน็ต การโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ

ธุรกิจที่อยู่ในโซ่อุปทานส่วนใหญ่จะมีการดาเนินธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์กับซัพพลายเออร์และลูกค้าประโยชน์ที่ได้รับจากการทำธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์มีหลายประการ เช่น

-        เกิดการประหยัดต้นทุน เนื่องจากมีการใช้เทคโนโลยี แทนแรงงานคน ซึ่งทำให้ราคาของสินค้าลดลง

-        ลดการใช้คนกลางในการดำเนินธุรกิจ เช่น ผู้ค้าส่ง ผู้ค้าปลีก ผู้ให้บริการ ฯลฯ

-        ลดกิจกรรมที่ไม่จำเป็นระหว่างโซ่อุปทานทาให้ผู้บริโภคได้รับประโยชน์จากสารสนเทศมากขึ้น

การใช้บาร์โค้ด (Barcode)

บาร์โค้ดหรือรหัสแท่ง เป็นสัญลักษณ์ที่อยู่ในรูปของแท่งบาร์ โดยจะประกอบไปด้วยบาร์ที่มีสีเข้มและช่องว่างสีอ่อน ซึ่งบาร์เหล่านี้จะเป็นตัวแทนของตัวเลขและตัวอักษร สามารถอ่านได้ด้วยเครื่อง Scanner บาร์โค้ดจึงทาหน้าที่ในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ของสินค้า อาทิ หมายเลขของสินค้า ครั้งที่ทำการผลิต เลขหมายเรียงลำดับกล่องเพื่อการขนส่ง ปริมาณสินค้าที่ผลิต รวมถึงตำแหน่งผู้รับสินค้า เป็นต้น เพื่อให้สามารถควบคุม การหมุนเวียนของสินค้าโดยรวดเร็วขึ้นไม่ว่าจะเป็นการรับ การจัดเก็บและการจ่ายสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ นับว่ามีประโยชน์อย่างมากในปัจจุบันและที่สำคัญการติดบาร์โค้ดถือเป็นส่วนหนึ่งในการสนับสนุนให้เกิดการจัดการซัพพลายเชน ลดระยะเวลาและความซ้ำซ้อนในการทำงาน

การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI : Electronic Data Interchange)

เป็นเทคโนโลยีอีกประการหนึ่งที่มีประโยชน์อย่างยิ่งต่อการจัดการซัพพลายเชน เป็นระบบถ่ายทอดข่าวสารข้อมูลจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งในรูปสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ โดยรูปแบบข่าวสารข้อมูลนั้นจะมีการจัดรูปแบบและมีความเป็นมาตรฐานเดียวกันตามที่ได้ตกลงกันไว้ เรียกว่า EDI Message ผ่านเครือข่ายการสื่อสาร (Telecommunication Network) ทำให้เพิ่มความถูกต้องและรวดเร็วในการทำงาน ทั้งผู้ส่งและผู้รับข้อมูลต่างก็สามารถเข้าถึง EDI message ได้โดยไม่ต้องเสียเวลาในการบันทึกข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์หรือพิมพ์ข้อมูลการสั่งซื้อออกมาเป็นเอกสาร ทาให้ประหยัดเวลาและลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร ลดปัญหาการสูญหายและความผิดพลาดเนื่องจากมีระบบฐานข้อมูลที่ถูกต้อง

การใช้ซอฟแวร์ Application SCM

การนำซอฟแวร์มาพัฒนาและประยุกต์ใช้งานในปัจจุบัน ยกตัวอย่างเช่น Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นซอฟแวร์ที่จัดเป็นระบบศูนย์กลางขององค์กรทั้งหมดทำหน้าที่ประสานงานหลักๆ ในด้านต่างๆ เช่น การเงิน การผลิต และการจัดคลังสินค้า

Advance Planning and Scheduling จัดสร้างแผนการผลิตและจัดตารางเวลาโรงงานการผลิต ใช้เงื่อนไขข้อจำกัดและกฎเกณฑ์ทางธุรกิจในการปรับตารางให้ดีที่สุด Inventory Planning วางแผนคลังสินค้าที่จาเป็นในแต่ละจุดเพื่อกระจายการจัดส่ง เพื่อให้ตรงตามความต้องการของตลาด

Customer Asset Management ใช้สำหรับจัดระบบการสื่อสารโต้ตอบกับลูกค้ารวมทั้งระบบขายอัตโนมัติและการให้บริการลูกค้า เป็นต้น

ซึ่งในปัจจุบันผู้ผลิตระบบ ERPหลักๆ มีอยู่ 5 รายด้วยกัน คือ SAP,ORACLE, Peoplesoft, J.D. Edwards และ Baan